Niezapłacona faktura a podatek VAT i dochodowy

Przedsiębiorcy często zmagają się z niezapłaconymi fakturami. Brak terminowej zapłaty rodzi poważne konsekwencje podatkowe. Wyjaśniamy, jak rozliczać VAT i podatek dochodowy w takiej sytuacji. Dowiesz się, kiedy możesz skorzystać z ulgi na złe długi.

Obowiązek podatkowy mimo braku zapłaty

Nieterminowe płatności to powszechny problem. W Polsce wielu przedsiębiorców czeka na zapłatę. Nawet niezapłacone faktury rodzą obowiązek podatkowy. Dotyczy to VAT i podatku dochodowego. Podatki rozlicza się metodą memoriałową. Obowiązek powstaje z dniem dostawy towaru. Powstaje też z dniem wykonania usługi. Nie zależy od otrzymania zapłaty.

Nie dość, że wierzyciel nie otrzymuje zapłaty za wydany towar czy wykonaną usługę, to jeszcze musi odprowadzić podatek dochodowy i VAT.

Przedsiębiorcy ponoszą podwójne obciążenie. Nie mają pieniędzy. Muszą zapłacić podatki.

Ulga na złe długi w VAT

Masz niezapłaconą fakturę? Możesz skorzystać z ulgi na złe długi. To mechanizm odzyskiwania VAT. Ulga dotyczy faktur nieopłaconych. Termin płatności musi minąć. Od terminu płatności upłynęło 90 dni. Wierzyciel może skorygować VAT należny. Korekty dokonuje się w deklaracji VAT. Używa się JPK_V7M lub JPK_V7K. Wierzyciel musi być czynnym podatnikiem VAT. Rejestracja musi być aktywna dzień przed korektą. Dłużnik nie może być w trakcie upadłości. Nie może być też w trakcie likwidacji. Ulga nie dotyczy odwrotnego obciążenia. Termin na korektę wynosi 3 lata. Liczy się od końca roku wystawienia faktury. Przed 2018 rokiem termin wynosił 150 dni. Obecnie to 90 dni. Przepisy zmieniły się od 1 stycznia 2020 roku. Zmiany wynikają z wyroku TSUE C-335/19.

Dłużnik ma obowiązek korekty VAT odliczonego. Korekty dokonuje się w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego. W tym okresie upłynęło 90 dni od terminu płatności. Jeśli należność zostanie uregulowana, dokonuje się korekty powrotnej. Dotyczy to wierzyciela i dłużnika.

Odzyskanie podatku dochodowego (PIT i CIT)

Odzyskanie podatku dochodowego jest bardziej skomplikowane. Ulga na złe długi działa także w PIT i CIT. Obowiązuje od 1 stycznia 2020 roku. Podatnicy mogą zmniejszyć podstawę opodatkowania. Zmniejszenie dotyczy wierzytelności nieuregulowanych. Dotyczy też wierzytelności zbytych. Termin płatności musi minąć. Od terminu płatności upłynęło 90 dni. Zmniejszenia dokonuje się w zeznaniu podatkowym. Dotyczy roku, w którym minęło 90 dni. Dłużnik musi zwiększyć swoje zobowiązanie. Zwiększenie dotyczy wartości wierzytelności. Zwiększa je w swoim zeznaniu podatkowym. Podatnicy mogą stosować ulgę także przy obliczaniu zaliczek. Z ulgi skorzystało ponad 16 tysięcy podatników w 2021 roku.

Podatki dochodowe (PIT i CIT) oraz w podatku VAT

Ulga obejmuje oba rodzaje podatków. Dla podmiotów niebędących podatnikami VAT są inne warunki. Konieczne jest wpisanie wierzytelności do rejestru długów. Alternatywnie potrzebne jest prawomocne orzeczenie sądu.

Zaliczenie nieściągalnej wierzytelności do kosztów jest możliwe. Wymaga to spełnienia warunków. Trzeba mieć dokumenty potwierdzające nieściągalność. Wierzytelności mogą być kosztem. Dotyczy to momentu ich przedawnienia. Procedura odzyskania VAT jest szybsza. Procedura odzyskania podatku dochodowego jest bardziej złożona.

Odliczenie VAT z faktur zakupu

Odliczenie VAT od faktur zakupu to kluczowy element. Dotyczy to czynnych podatników VAT. Prawo do odliczenia powstaje w określonym okresie. Jest to okres, w którym powstał obowiązek podatkowy dla sprzedawcy. Zwykle dzieje się to przy dostawie towaru. Następuje też przy wykonaniu usługi. Podatnik ma prawo odliczyć VAT. Może to zrobić w rozliczeniu za ten okres. Może też odliczyć w jednym z trzech kolejnych okresów. Dotyczy to rozliczeń miesięcznych. Dla rozliczeń kwartalnych są to dwa kolejne okresy. Terminy odliczenia VAT są ściśle określone. Nie można ich przedłużyć.

Prawo do obniżenia podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy.

Są wyjątki od tej zasady. Dotyczą one zakupu środków trwałych. Obejmują też wartości niematerialne i prawne. W tych przypadkach odliczenie jest możliwe do końca roku podatkowego. Odliczenie VAT od faktur za media ma inny termin. Następuje w okresie otrzymania faktury. Można też odliczyć w jednym z trzech kolejnych miesięcy. Dla kwartalnych rozliczeń są to dwa kwartały.

Faktury od małego podatnika rozliczającego się kasowo działają inaczej. Mają adnotację „metoda kasowa”. Odliczenie VAT jest możliwe po zapłacie. Tak samo jest przy fakturach VAT RR. Dotyczą one rolników ryczałtowych. Odliczenie jest możliwe dopiero po dokonaniu zapłaty.

Jeśli czynny podatnik zakupił towary lub usługi, ma on prawo do odliczenia podatku VAT – co wynika bezpośrednio z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.

Co jeśli otrzymasz fakturę po terminie? Odliczenie następuje w okresie jej otrzymania. Możesz odliczyć VAT w kolejnych dwóch miesiącach. Lub w kolejnych dwóch kwartałach. Przekroczenie terminu odliczenia jest błędem. Nie ujmuj całej wartości brutto jako kosztu. Odliczenie po terminie jest możliwe. Dokonuje się go korektą JPK_V7. Można to zrobić w dowolnym okresie. Dotyczy to okresu, w którym powstało prawo do odliczenia.

Nadwyżka VAT i jej zwrot

Często VAT naliczony jest wyższy niż należny. Powstaje wtedy nadwyżka VAT. Możesz ją przenieść na kolejny okres. Możesz też wystąpić o jej zwrot. Urząd skarbowy zwraca nadwyżkę. Podstawowy termin zwrotu to 60 dni. Liczy się od dnia złożenia JPK_V7. W przypadku weryfikacji termin wynosi 180 dni. W niektórych sytuacjach termin jest skrócony. Zwrot na rachunek VAT trwa 25 dni. Zwrot dla faktur w KSeF ma trwać 40 dni. Urząd może wstrzymać zwrot VAT. Dzieje się tak przy kontroli. Wątpliwości urzędu powodują wstrzymanie. Przedłużenie terminu zwrotu jest możliwe. Decydują o tym naczelnicy urzędów.

Urząd skarbowy zwraca nadwyżkę VAT na rachunek bankowy podatnika w ciągu 60 dni, w przypadku weryfikacji 180 dni, a w wyjątkowych sytuacjach nawet dłużej.

Przed złożeniem JPK_V7 sprawdź daty. Sprawdź datę otrzymania faktury. Sprawdź termin odliczenia. Błędy na fakturze wymagają korekty. Zgłoś je odpowiednim służbom. Warto rozważyć przeniesienie nadwyżki. Jest to korzystne w niektórych sytuacjach.

Jeżeli wystąpisz o zwrot na rachunek VAT, nie musisz spełniać dodatkowych warunków określonych w art. 87 ust. 6 ustawy o VAT.

Cyfryzacja i przyszłość rozliczeń (KSeF, VIDA)

System podatkowy staje się coraz bardziej cyfrowy. Obowiązkowy KSeF nadchodzi. Wdrożenie planowane jest na 2026 rok. KSeF to Krajowy System e-Faktur. Ma zrewolucjonizować rozliczenia VAT.

W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji obowiązkowej.

System KSeF uwzględni VIDĘ. VIDA to VAT in the Digital Age. To unijna inicjatywa. Wprowadza zmiany w e-fakturowaniu. Zmienia też rozliczenia VAT. Cyfryzacja ma uszczelnić system. Ma też ułatwić rozliczenia. Inne technologie wspierają fiskus. To JPK, STIR i big data. Administracja podatkowa używa AI. Analizuje dane. Wykrywa nieprawidłowości. Przedsiębiorcy muszą się przygotować. Adaptacja do nowych systemów jest kluczowa.

KSEF TIMELINE

Planowane wdrożenie obowiązkowego KSeF w 2026 roku.

Skuteczność kontroli podatkowych

Kontrole podatkowe są coraz skuteczniejsze. W 2024 roku osiągnęły 98,1% skuteczności. Kontrole celno-skarbowe miały 94% skuteczności. To wysoki wskaźnik. Narzędzia analityczne pomagają fiskusowi. STIR monitoruje przepływy finansowe. JPK dostarcza szczegółowe dane. Big data pozwala analizować ogromne zbiory informacji. Te technologie zwiększają prawdopodobieństwo wykrycia błędów. Przedsiębiorcy powinni dbać o poprawność rozliczeń. Warto korzystać z narzędzi online. Pomagają one kontrolować VAT i koszty.

Kontrola podatkowa – fiskus ma 98% skuteczności

To potwierdza rosnącą precyzję kontroli.

Inne zmiany i trendy w podatkach

Prawo podatkowe ciągle się zmienia. W 2025 roku wchodzą nowe przepisy. Dotyczą one e-faktur i KSeF. Zmieniają się rozliczenia ZUS. Zmieniają się składki zdrowotne. Sejm uchwalił pakiet deregulacyjny. Zwiększa limit zwolnienia z VAT. Nowy limit wynosi 240 tys. zł. Wcześniej było to 200 tys. zł. Minister finansów zapowiada nowy podatek. Dotyczy odsetek od rezerwy obowiązkowej banków. Ma przynieść 1,5-2 mld zł w 2026 roku. Kasowy PIT ma obowiązywać od 1 stycznia 2025 r. Trend cyfryzacji jest silny. Automatyzacja rozliczeń przyspiesza. Przedsiębiorcy powinni śledzić zmiany. Dostosowanie do nowych regulacji jest konieczne.

VAT LIMIT CHANGE

Zmiana limitu zwolnienia z VAT w tysiącach złotych.

Płaca minimalna również wzrośnie. W 2025 roku ma wynieść 5070 zł. Później wzrośnie do 5648 zł. Zmiany wpływają na koszty pracy. Warto korzystać z kalkulatorów online. Pomagają w obliczeniach. Dotyczą podatków i składek.

• Skorzystaj z ulgi na złe długi po 90 dniach.
• Spełnij dokładnie warunki ulg i korekt.
• Monitoruj zmiany w VAT i podatku dochodowym.
• Przygotuj się na obowiązkowy KSeF w 2026 r.
• Używaj kalkulatorów do rozliczeń.

Zobacz także:

• Podatek należny i naliczony – kluczowe różnice i obliczenia VAT
• Niezapłacona Faktura a VAT i Podatek Dochodowy – Pełny Przewodnik
• Podatek VAT należny i naliczony – kluczowe różnice i zasady rozliczania dla przedsiębiorców
• Koszty uzyskania przychodu, ulgi i odliczenia w PIT – kompleksowy przewodnik
• Ulga na Internet w PIT – jak odliczyć koszty dostępu do sieci?